発注前には、未定事項をなくすことより、決まっていることと相談したいことを区別します。見積もり依頼時の情報と、契約前に確定すべき条件を分けると、必要な準備を進めやすくなります。
見積もり依頼時のチェックリスト
| 項目 | 記入する内容 |
|---|---|
| 目的 | 主な読者、困りごと、期待する行動 |
| ページ | 必要なサービス、会社情報、実績、採用など |
| 機能 | フォーム、予約、検索、会員、更新機能 |
| 素材 | 原稿、ロゴ、写真の有無と掲載可能範囲 |
| 既存サイト | URL、管理先、移行したいデータ |
| 予算 | 初期費用と運用費の上限感 |
| 期限 | 公開希望日と動かせない理由 |
| 体制 | 窓口、最終確認者、公開後の更新担当 |
各欄に「決定」「相談したい」「不要」の状態を付けます。例えば予約機能が未定なら、必要な予約の流れを書き、外部サービスへリンクする案も含めて相談します。
契約前に確認するチェックリスト
- 制作範囲：ページ一覧、入力件数、画面の種類、対応機能が分かる。
- 分担：構成、原稿、撮影、掲載許可を誰が担当するか決まっている。
- 確認：各工程の確認者、期限、修正の扱いが分かる。
- 費用：追加になる条件、月額・年額の費用、支払い時期が分かる。
- 納品：データ、アカウント、素材の受け渡しと利用条件を確認した。
- 公開：テスト、移行、公開後の不具合対応の範囲を確認した。
- 運用：保守の担当と、契約終了時の引き継ぎを確認した。
契約の判断は、見積書だけでなく仕様書や約款も合わせて行います。不明な条件は具体的なケースで質問し、回答を記録します。
未確認事項を残す書き方
「ドメイン管理先：旧制作会社に確認中。確認担当：社内窓口。確認期限：○月○日」のように、担当と期限を付けます。「後で確認」だけでは、制作開始後に移行できないことが分かる可能性があります。
最終確認のために社内で決めること
社内窓口に、すべての専門判断を任せる必要はありません。料金は営業責任者、会社情報は管理担当、技術条件はシステム担当など、確認先を決めます。窓口は回答をまとめ、制作側へ伝える役割を担います。
承認が必要な人が長期不在になる時期や、社内会議の日程も共有します。発注前にこの段取りが分かると、短い納期を約束してから確認待ちで止まる事態を避けやすくなります。
発注前の最後の確認
見積もりを見て、社内担当者が「何を用意するか」「何を受け取るか」「公開後は誰が動くか」を説明できれば、基本的な認識がそろっています。説明できない項目を優先して確認し、チェックを付けること自体を目的にしないようにしましょう。